「履歴」をもっと使おう

ちょっと、人によっては「それは当たり前だろう」と思われることを、改めて書いてみたいと思う。

仕事柄、いろいろな人とファイルのやりとりをすることが多い。そうするとありがちなのが、「やりとりをするごとにファイルが増えていく」ということ。「本番」という文書ファイルがあるとすると、そこに改変が加わると「本番 10月30日」とか「本番 西田チェック」とかいう風に追記されていき、多数のファイルができるのだ。

まさに「あるある」なのだが、これ、ほんとうに必要なのだろうか? 「ファイルの変更をするたびに、ファイル名は変えて残すのが基本」という人がいるが、はっきり言って、「本当にそう?」としか思えないのだ。

というのは、これだとむしろ混乱が増えるからだ。どれが最新かわからなくなる、ということは日常茶飯事である。

「理解できるように名前を変えているんじゃないの?」

まあ、そうなんだが、命名規則を考えたり、ファイル名で見分けたりするのに頭を使うのは、無駄じゃなかろうか。

はっきりいって、文書の履歴管理を「ファイル名」で行うのは悪癖だと思うのだ。

まず、現在ビジネス文書として多く使われているマイクロソフト・オフィス文書には、きちんと「変更履歴」を残す機能がある。別にファイル名に頼る必要はない。Google Documentだったら、ネット上の同じファイルに履歴をつけて編集することになるので、ファイル名を気にする必要はない。

ファイルの保存についても同様だ。現在のクラウドストレージには、ファイルの保存履歴を記録しておく機能がある。以前の状態が確認したければ、履歴にアクセスして内容を確認すればいい。この場合、テキストファイルのような、履歴保存機能がないものでも問題ない。

Dropboxの「履歴」機能。このメルマガは、実際にこの機能を使ってコラボレーションをしながら編集されている

そして現在は、「GitHub」などのバージョン管理ツールもある。クラウドストレージにおける「履歴」機能は、本質的に簡易的なバージョン管理ツールであり、DropboxにしろOneDriveにしろ、ビジネス向けのプランは、まさにバージョン管理をウリのひとつとしている。ファイル名をいちいち変えるよりも、こういうものを使って管理した方がいいはずだ。

GitHubや文書管理システムの導入は、すでにあたりまえになっているところもあるが、意外なほど浸透していない。個人レベルだとさすがに大掛かりなシステムは難しいだろうが、クラウドストレージの履歴機能を使ってみるくらいならできるはずだ。macOSの「TimeMachine」のように、バックアップ履歴を管理しやすくしたシステムもある。

「働き方改革」と言われるが、本質はこんなところにあるんじゃないか、と思っている。ひとつひとつの作業はほんの数秒でも、日常的に積み上がるとけっこうなものになるし、それを全員がやっていると思うと大変な時間になる。そして、いっせいに止めてみると「なんて快適なんだろう」と感じる。

そんなことはたくさんあるはずなのだ。集計を手作業でする前提で出欠を聞いたり、「お世話になっております」でメールを書き始めたり、無駄に書式に凝ったり。

どれが儀礼でどれが無駄な作業なのかは、人によっても意見が異なるかもしれない。だが、システムがカバーしてくれることは、システムに任せて、もっと楽をしてもいいのではないか。履歴にあわせてファイル名を変えることの問題は、そのきっかけになりうるのではないか、と思うのだ。

まず、あたりまえになった作業を「ちょっと見直す」ところから始めてみてほしい。自分達の働き方に無駄が多いことに、改めて気づくはずだ。

もちろん、作業プロセスの変更は、個人レベルではなく会社・部署レベルでシステマチックに導入した方が良い。そうでないとむしろ混乱が起きる。ファイルの履歴を管理することにしても、部署や働き方によっては、「システムによる履歴管理」が向かないところもある。だが、それは相当に特殊な状況だろう、とは思う。

ただ、過去には「混乱が起きるから」という理由で変えずにきたが、そろそろ「変える」ことを前提に考えてもいい時期に来ている。そのくらい、わたしたちの働き方はめんどくさいことにあふれているのだから。